2020 blev ett år av övergångar, med många av oss som anpassade oss till att jobba hemifrån och kommunicera med våra kollegor online. Online-möten blev plötsligt en del av vår vardag. Men hur kan vi göra dessa möten så produktiva och engagerande som möjligt? I denna artikel kommer du få tips och råd om hur du optimerar dina online-möten.
Ordna det tekniska på förhand
Detta kan verka uppenbart men det är viktigt att ordna allt tekniskt innan mötet börjar. Säkerställ att din internetanslutning är stabil och att ditt ljud och din kamera fungerar som de ska. Testa också att använda det mötesverktyg som ska användas i förväg för att undvika eventuella överraskningar eller förseningar. Det är också viktigt att vara på tiden för mötet. Kom i tid och starta mötet punktligt.
Inkludera en tid för tekniskt support
Om någon har tekniska problem, se till att det finns tid avsatt för teknisk support. Detta kan vara en separat tid eller bara inkluderas i början av mötet. Det viktigaste är att det finns tid för att lösa eventuella problem.
Förbered mötet i förväg
Förberedelse är nyckeln till ett framgångsrikt möte. Alla deltagare bör ha information om vilket möte som ska äga rum, vad som ska diskuteras och vilka förväntningar som finns. Skicka ut agendan och materialet så att deltagarna kan förbereda sig och komma till mötet redo att diskutera. Förbered också tekniken som ska användas för mötet, som skärmdelning eller presentationer.
Planera diskussionstiden i förväg
En annan viktig aspekt av förberedelsen är att planera diskussionstiden i förväg. Tänk på att göra mötet så effektivt som möjligt. Se till att alla frågor som ska besvaras och ämnen att diskutera är dagsaktuella och relevanta för alla deltagare.
Under mötet
Likt trafik på en motorväg, håll mötet på rätt väg och försök att inte tappa fokus. Här är några tips för att hålla mötet på rätt spår.
Se till att alla deltar
Det är viktigt att alla deltagare får sin röst hörd och att de får chansen att delta i diskussionen. Använd en rundgång där alla får möjlighet att uttrycka sin synpunkt. Se till att alla vet hur de kan delta och be dem om deras åsikter.
Uppmuntra till interaktion
Interactionen under mötet är viktig. Använd kommunikationsverktygen som finns tillgängliga för att uppmuntra till en engagerande diskussion. Använd också verktyg som whiteboards eller skärmdelning.
Relevanta nyckelord
- online möten
- digitala möten
- produktivitet
- effektiva möten
- kommunikationsverktyg
- tekniska problem
- förberedelse
Summering
Online-möten är här för att stanna och det är dags att ta stegen för att göra dessa möten så produktiva och engagerande som möjligt. Genom att följa dessa tips och råd kan du optimera dina online-möten för att få ut mer av dem. Ingen teknik kan motsätta sig mänsklig kommunikation, och genom att investera tid och energi i förberedelsen för sådana möten, kan vi skapa mer djup och samarbetande relationer med våra kollegor och samarbetspartners.