E-postkommunikation har blivit en integrerad del av vår vardag. Vi använder det i vårt personliga och professionella liv för att samarbeta med andra. Men ibland blir det svårt att kommunicera effektivt med denna form av kommunikation. Det är därför viktigt att förbättra vår e-postkommunikation så att vi kan kommunicera med andra på ett mer mänskligt sätt.
Var vänlig och ärlig
Detta steg är viktigt eftersom det hjälper oss att bygga förtroende med våra kollegor och kunder. Vi bör alltid vara vänliga och hövliga när vi skriver e-postmeddelanden. Detta innebär att du bör använda positiv ton i dina meddelanden och försöka undvika att använda starka ord, slang, eller ovårdat språk. Var också öppen och ärlig i dina meddelanden. Om du inte kan fullfölja ett löfte eller inte har svar på en fråga, var ärlig och var noga med att skriva tillbaka så snart som möjligt.
Hur du kan vara ärlig
Försök att vara så klar och koncis som möjligt med vad du vill säga. Var alltid öppen för feedback och ta emot det du får. Gör inte antaganden om vad någon vill eller behöver höra, utan be om deras åsikter och tankar.
Använd en enkel språk
E-postmeddelanden bör vara lättlästa med en enkel språkkodning. Använd enkel grammatik och stavning så att personer från andra kulturer eller som har läs- eller skrivsvårigheter kan lätt förstå. Din e-postmeddelande bör vara lätt att läsa och inte ha för många avbrott. Du bör också undvika slang eller överdriven användning av förkortningar.
Tydliga exempel
Var säker på att du är tydlig och konkret i vad du vill förmedla. Använd konkreta exempel för att förklara dina tankar och undvik stoppord eller överdriven användning av „ehhh“, „jej“, osv.
Svara snabbt
När du får ett e-postmeddelande bör du försöka svara så snabbt som möjligt. Detta visar att du är respektfull och att du bryr dig om att din kommunikation är viktig. Svara på eventuella frågor som ställdes i samma e-post direkt och ange även en slutdatum som du kan svara till. Detta ger den andra personen beskedet om vad hen kan förvänta sig av dig.
Hur du kan svara snabbt
Använd förinställda svar när det är möjligt, det vill säga saker du vet att folk frågar om. Svara på e-postmeddelanden direkt och undvik att skjuta upp svarande. En snabbare svarstid hjälper dig också att undvika att e-postmeddelanden samlas upp och blir överväldigande att ta itu med.
Relevanta nyckelord
- E-postkommunikation
- Förbättra e-postkommunikation
- Bättre e-postmeddelanden
- Mänsklig kommunikation
- Skriftlig kommunikation
Sammanfattning
E-postmeddelanden är en del av vår vardag, och det är viktigt att vi kommunicerar på ett mer mänskligt sätt. Det innebär att vi bör vara vänliga och ärliga, använda enkel språk, svara snabbt och vara specifika i våra meddelanden. Att använda dessa enkla steg kan hjälpa dig att förbättra din e-postkommunikation och skapa bättre relationer med dina kollegor och kunder.